Hubert Haas
Leiter Hausverwaltung
Buena Berlin
Erfahrener Immobilienverwalter in Berlin mit über 20 Jahren Erfahrung.
Lilia Pitz
Leiterin Hausverwaltung
Buena Köln
Erfahrene Immobilienverwalterin in Köln mit über 7 Jahren Erfahrung.
Was tut eine Hausverwaltung?
Eine klassische Hausverwaltung übernimmt alle alltäglichen Aufgaben, die es dem Eigentümer einer Immobilie ermöglichen, die Verantwortung und damit auch die tagtäglichen Belastungen abzugeben. Primär geht es beim Verwalten darum, die Interessen des Eigentümers auf wirtschaftliche und Zweckmäßige Art und Weise gegenüber Dritten zu vertreten.
Da eine umfangreiche Anzahl an Aufgaben existiert, die eine Hausverwaltung übernimmt, um die vertretenen Eigentümer zu entlasten, geben wir mit dieser Liste der “10 wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung” eine vereinfachte Übersicht.
Allerdings ist es bei Betrachtung der Aufgaben einer Verwaltung notwendig, zwischen den verschiedenen Eigentumsarten zu unterscheiden. Während eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) als ganze Immobilie verwaltet wird, allerdings die Wohnungen auf mehrere Sondereigentümer aufgeteilt sind, liegt die Immobilie bei einer Miethausverwaltung (MHV) allein im Besitz eines Eigentümers ist. Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) beinhaltet dagegen ausschließlich die Betreuung des Sondereigentums eines Eigentümers in Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).
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MHV
SEV
Wohnungsvermietung
Sollte die Ausgangslage des Eigentümers sein, seine Wohnung neu vermieten zu wollen, kann die Hausverwaltung den vollständigen Prozess übernehmen. Dies beinhaltet das Erstellen eines Exposés, einer Immobilienanzeige (z. B. auf einem Immobilienportal wie Immoscout24, Immowelt, Immonet oder wohnungsboerse.de) sowie das Sichten und Auswählen der Interessenten.
Nachdem ein Besichtigungstermin vereinbart und mit umfangreicher Vorbereitung durchgeführt wurde, werden die einzelnen Bewerbungsunterlagen im weiteren Verlauf gesichtet und eingeordnet. Gleichzeitig ist die Hausverwaltung der Ansprechpartner aller Mietinteressenten und sorgt dafür, dass die Wohnung bei der Besichtigung den bestmöglichen Eindruck macht.
Nach der Zusammenstellung aller Wohnungsbewerber berät die Hausverwaltung den Eigentümer bei der Auswahl des geeigneten Bewerbers und der Festlegung der bestmöglichen Miete (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben).
Neben der Auswahl des richtigen Bewerbers ist auch die Auswahl des besten Mietvertrags und sein korrektes Ausfüllen von großer Bedeutung. Als letzter Schritt, innerhalb des Prozesses einer Neuvermietung, wird der Mietvertrag von beiden Parteien unterzeichnet, ein Übergabeprotokoll mit dem Zustand der Wohnung erstellt und die Wohnung abschließend übergeben.
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MHV
SEV
Mieterbetreuung
Sobald eine Immobilie erfolgreich vermietet ist, fungiert die Hausverwaltung als direkter Ansprechpartner für den Mieter und als Mittelsmann zum Eigentümer. Da Mietverträge i.d.R. über lange Zeiträume oder unbefristet vereinbart werden und für die Mieter meistens den größten monatlichen Ausgabeposten darstellen, kann es schonmal zu Problemen und Meinungsverschiedenheiten zwischen Mieter und Vermieter kommen. Ganz zu schweigen von Nachbarn, die einen mit Störungen überraschen können. Einer Hausverwaltung wächst daher oft das Konfliktmanagement zwischen den Parteien zu. Einen großen Teil nimmt hier auch das sogenannte Mietenbuchhaltung/Forderungsmanagement ein. Das bedeutet, dass die Hausverwaltung den regelmäßigen und zuverlässigen Eingang der Mieten kontrolliert und bei Ausbleiben der Mietzahlung rechtzeitig und zweckdienlich einschreitet.
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WEG
MHV
SEV
Dienstleistermanagement
Eine Immobilie funktioniert nur gut, wenn alle Dienstleister, die für das Haus arbeiten, auch gut funktionieren. Der Hausverwalter muss daher für jede Aufgabe, jedes aufkommende Problem oder jedes eintretende Schadenereignis den passenden Dienstleister kennen, auswählen und beauftragen. Die Immobilieneigentümer, welche meistens selbst sehr beschäftigt sind, sollen dabei möglichst wenig in Anspruch genommen werden. Idealerweise hat der Hausverwalter das Problem schon gelöst oder zumindest organisiert, wenn er dem Eigentümer den Sachstandsbericht schickt. Das gelingt dem Verwalter mit einem guten Netzwerk an Dienstleistern, guter Kommunikation, geordneten Prozessabläufen und guter Erreichbarkeit auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.
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MHV
SEV
Finanzen, Zahlungsverkehr und Liquidität
Vor allem, wenn ein Immobilieneigentümer seine Immobilie auf Kredit erworben hat oder wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen eng strukturierten Wirtschaftsplan hat, ist es ein wichtiger Auftrag des Verwalters, die Finanzen und den Zahlungsverkehr so zu managen, dass ein Haus immer liquide ist und seine Rechnungen bezahlen und die Instandhaltungsrücklage bedienen. Einmal mehr muss ein Verwalter hier sein Können und seine Erfahrung zeigen. Dementsprechend wird eine gute Software sowie funktionierende Prozessabläufe benötigt. In ungewissen Zeiten, wie den heutigen, ist der Verwalter somit eine große Entlastung für den Eigentümer.
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WEG
MHV
SEV
Werterhalt durch Instandhaltung und Modernisierung
Die oberste Priorität einer Hausverwaltung ist es, die Nutzbarkeit und den Wert einer Immobilie zu erhalten und im besten Fall sogar zu steigern. Das erreicht sie, indem sie rechtzeitig und zweckmäßig für die Reparatur von kleinen Schäden und für die Instandsetzung von größeren Bauteilen sorgt sowie rechtzeitig auf Modernisierungsbedarf hinweist. Dabei handelt es sich um ein sehr großes und vielschichtiges Aufgabenspektrum, das vom banalen tropfenden Wasserhahn über die ausgefallene Heizung bis zur anspruchsvollen Modernisierung von Badezimmern, Anlagentechnik, Gebäudehülle oder die zeitgemäße Gestaltung von Grundrissen reicht.
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WEG
MHV
SEV
Buchhaltung & Jahresabrechnung
Damit den Eigentümern ein Überblick über die Finanzen des Hauses, die Liquidität und den Ertrag ermöglicht werden kann, bedarf es einer erfahrenen Buchhaltung und am Jahresende der Jahresabrechnung. Die Buchhaltung soll dabei einen vollständigen Einblick in alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögensbestände zum Jahresende bieten können. Um eine perfekte Buchhaltung aller Kosten innerhalb des Jahres gewährleisten zu können, müssen Rechnungen geprüft, bezahlt und ordentlich abgelegt werden, damit diese in der jährlichen Jahresendabrechnung vollständig mit einberechnet werden können. Diese muss spätestens zum Ende des darauffolgenden Jahres an alle Eigentümer zugestellt werden und aus der Gesamtabrechnung sowie den Einzelabrechnungen eines jeden Wohnungseigentümers bestehen.
Eine gute Buchhaltung dient auch dazu, Mieter mit Zahlungsschwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Genauso frühzeitig möchten natürlich die Eigentümer im Folgejahr die Jahresabrechnung bzw. Mietüberschussabrechnung und die Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten. Aus arbeitsorganisatorischen und manchmal auch aus liquiditäts taktischen Gründen erfolgt die Betriebskostenabrechnung allerdings erst gegen Ende des Folgejahres.
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MHV
SEV
Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung oder auch Nebenkostenabrechnung genannt, erfolgt in allen Mietverhältnissen, in denen eine Nettokaltmiete mit Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart ist. Das gibt dem Vermieter das Recht, alle Betriebskosten, die im Laufe eines Jahres angefallen sind, dem Mieter in Rechnung zu stellen, er muss also das Risiko von Kostensteigerungen nicht tragen, sondern darf es auf den Mieter abwälzen. Dafür darf der Vermieter nur ganz bestimmte, im Gesetz genau definierte Kosten auf den Mieter abwälzen. Um welche Kosten es sich handelt, steht in der Betriebskostenverordnung (BKVO). Im BGB-Bürgerlichen Gesetzbuch wiederum steht, nach welchem Verteilungsmaßstab er grundsätzlich abrechnen darf (nach Wohnfläche) und bis wann er abrechnen muss (innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums). In der Sprache der Juristen muss die Betriebskostenabrechnung formell und materiell richtig sein. Die formelle Richtigkeit ist einfach zu erlangen, wird aber häufig unterschätzt. Die materielle Richtigkeit ist so schwer zu erlangen, dass viele Juristen sagen, dass es keine Betriebskostenabrechnung gibt, die gerichtsfest ist. Die Betriebskostenabrechnung ist daher eine Herausforderung, die eine Hausverwaltung dem Eigentümer abnimmt und ihn auf dem sich bestmöglichen Weg durch die Untiefen des Mietrechts führt.
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WEG
Eigentümerversammlungen
Um die Kommunikation innerhalb einer Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten, wird durch die Hausverwaltung mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einberufen. In dieser treffen sich alle Wohnungseigentümer, um für die jeweilige Wohnanlage alle aktuellen Informationen über den Hauszustand, Kostenänderungen und zukünftige Investitionen zu erhalten sowie alle wichtigen Entscheidungen zu treffen. Diese beinhalten unter anderem Instandhaltungsmaßnahmen, Baumaßnahmen, die Hausordnung und den Wirtschaftsplan. Jeder Wohnungseigentümer hat dabei ein Teilnahme-, Rede- und Stimmrecht, welches sich aus dem Umfang seiner Immobilien innerhalb der Eigentümergemeinschaft zusammensetzt. Bei Beschlüssen der Eigentümerversammlung gilt das Mehrheitsprinzip. Zusätzlich fungiert die Eigentümerversammlung als Diskussionsplattform für Beschwerden und Probleme, wobei die Hausverwaltung als Moderator fungiert.
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WEG
MHV
SEV
Rechtsberatung
Selbst in der schönsten und besten Immobilie kann es einmal zu Rechtsfragen, Meinungsverschiedenheiten oder gar offenem Streit kommen. Um den Immobilieneigentümern rundum sorgenfreie Verwaltung bieten zu können, muss der Verwalter sich daher auch im Immobilienrecht auskennen. Dafür hat jede Hausverwaltung eigene Expertise, eine Rechtsberatung und Rechtsanwälte zur Hand. Dabei muss der Verwalter genau wissen, wo er seine Kunden noch berät und wo er schon echte Rechtsberatung macht. Klassische Rechtsberatung ist ihm nämlich verboten. In die Rechtsberatung und Rechtsdienstleistung gerät man als Hausverwalter übrigens sehr rasch. Das beginnt schon bei Vollmachtserteilungen oder Vertragsabschlüssen, denn schon das Stellen der Formulare ist eine Rechtsberatung (wo der Verwalter in seiner Haftpflichtversicherung übrigens grundsätzlich nicht versichert ist). Ganz zu schweigen von gerichtlichen Mahnverfahren oder voll entfalteten Rechtsstreitigkeiten. Ein Verwalter muss daher sein “Rechts-Radar” immer aktiv am Laufen haben, rechtzeitig erkennen, wo Sachbearbeitung aufhört und Rechtsberatung anfängt und stets für eine gerichtsfeste Aktenführung sorgen, die alle Fragen beantworten kann und notwendige Beweise sichert.
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WEG
MHV
SEV
Dokumentation und Aktenführung
Zum Schluss ein scheinbar trockenes und gern unterschätztes Thema: Die Dokumentation und Aktenführung. Sie ist Aufgabe des Verwalters und dient dazu, dass das wesentliche Wissen über eine Immobilie rasch und geordnet verfügbar bleibt. Das beste Wissen über ein Haus ist nicht das Wissen, dass ein Verwalter in Kopf und Gedächtnis hat, sondern das wohl geordnet dokumentiert in Akten liegt. Gute Akten sind Akten, die ein außenstehender Dritter rasch verstehen und überblicken kann. Einfachheit und Kürze sind daher wichtig, aber auch kein Selbstzweck, denn die Grenze zur Faulheit und Inkompetenz ist rasch überschritten. Hier kommt es also auf Berufserfahrung, gute Strukturen, gefestigte Prozessabläufe und exzellente Software an. Kluge Ansätze in der Herstellung sowie das Einsetzen Künstlicher Intelligenz ermöglichen es, die Qualität von Dokumenten zu verbessern und die Verwalter von Routineaufgaben zu entlasten.
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