Hubert Haas
Leiter Hausverwaltung
Buena Berlin
Erfahrener Immobilienverwalter in Berlin mit über 20 Jahren Erfahrung.
Lilia Pitz
Leiterin Hausverwaltung
Buena Köln
Erfahrene Immobilienverwalterin in Köln mit über 7 Jahren Erfahrung.
Was sind Nebenkosten? Was sind Betriebskosten? Bedeutung.
Nebenkosten umfassen alle Ausgaben, die bei der laufenden Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen. Einen Teil der Nebenkosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen. Diese Kosten, Betriebskosten genannt, müssen jährlich in einer Abrechnung gegen die geleisteten Vorauszahlungen abgerechnet werden. Hierfür haben sie bis zwölf Monate nach dem Ende des Kalenderjahres Zeit. Die Betriebskosten variieren dabei je nach Standort, Größe der Mietfläche und Gebäudeart. Sollte die Abrechnung verspätet erfolgen, ist der Mieter nicht mehr zur Nachzahlung verpflichtet. Diese Anforderung ergibt sich aus § 556 BGB. Die Betriebskostenabrechnung dient der gerechten Verteilung der Betriebskosten und anderer spezifischer Ausgaben für Immobilien zwischen Mietern und Vermietern. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, muss transparent sein und verdeutlicht, wie die Kosten auf die Mieter umgelegt werden.
Zusammenfassung
Wie ist sie aufgebaut? (Checkliste)
Jede Betriebskostenabrechnung muss klar und verständlich sein. Folgende Angaben sind daher gesetzlich vorgesehen:
Abrechnungszeitraum
Ist die Wohnung das gesamte Jahr bewohnt, ist der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr (12 Monate). Ist der Mieter innerhalb eines Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.
Umlageschlüssel
Besitzer können Kosten nach verschiedenen Kriterien verteilen: Verbrauch, Anzahl der Bewohner, Quadratmeter oder Miteigentumsanteile. Die genaue Verteilung wird im Mietvertrag vom Vermieter festgelegt und muss eingehalten werden. Falls der Vertrag keine genaue Regelung enthält, werden alle Nebenkosten auf die Wohnfläche umgelegt. Die Heizkosten sind hiervon ausgenommen und werden nach Verbrauch abgerechnet.
Aufschlüsselung der Gesamtkosten
Die Betriebskosten für verschiedene Nebenkostenarten und die Gesamtkosten des Hauses werden separat aufgeführt. Das beinhaltet unter anderem Heizkosten, Wasser- und Abwasserkosten sowie zusätzliche Ausgaben wie die für den Schornsteinfeger oder Hausmeister
Zählerstände
Bei der Abrechnung müssen die richtigen Anfangs- und Enddaten des Abrechnungszeitraums aufgeführt sein.
Berechnung des Mietanteils
Der Mieter zahlt nur seinen Anteil an den Gesamtkosten des Hauses. Die Berechnung sollte nachvollziehbar sein.
Rückzahlung oder Nachzahlung
Die Abrechnung muss deutlich zeigen, ob Geld nachzuzahlen oder zurückzubekommen ist.
Leerstand
Wenn Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus unbesetzt sind, muss der Vermieter die anfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Er darf den Verteilerschlüssel nicht ändern und nur die Betriebskosten der vermieteten Wohnungen umlegen. Kosten für unvermietete Wohnungen trägt der Vermieter selbst. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst nutzt.
Gewerbe im Haus
Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten verursachen als private Mieter. Dies liegt daran, dass sie oft mehr Strom, Müll und Heizkosten verursachen. Für Gewerbeimmobilien fallen in der Regel höhere Grundsteuern an, und Versicherungsbeiträge sind meist höher. Wenn die gemeinsame Abrechnung dem Wohnungsmieter jedoch erhebliche Nachteile bringt, wie deutlich höhere Nebenkosten durch das Gewerbe, muss der Vermieter die Kosten für die Gewerbeeinheit separat abrechnen.
Anteilige Kosten
Es ist zudem notwendig, dass nicht nur die Gesamtkosten aufgelistet sind, sondern auch verständlich dargelegt ist, wie viele Kosten auf den Mieter entfallen.
Vorauszahlungen
Die Summe der getätigten Vorauszahlungen der Mieter muss angegeben und mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet werden. So können Mieter sehen, ob eine Nachzahlung erforderlich ist oder ob Sie eine Rückzahlung erhalten.
Korrekt angegebene Wohnfläche
Bei der Abrechnung von Betriebskosten ist die tatsächliche Wohnfläche entscheidend. Daran ändert es nichts, wenn im Mietvertrag eine abweichende Wohnfläche vereinbart ist. Und es gilt sogar dann, wenn die vereinbarte Wohnungsgröße um weniger als 10 Prozent von der tatsächlichen Größe abweicht.
Welche Nebenkosten beinhaltet sie und welche nicht?
Betriebskosten umfassen die Ausgaben, die Vermieter haben, um das Mietgebäude instand zu halten und auf Mieter umlegen zu können. Übliche Nebenkosten umfassen:
Grundsteuer
Heizkosten
Warmwasser und Heizkosten
Wasser- und Abwassergebühren
Personen- oder Lastenaufzug
Straßenreinigung und Müllabfuhr
Winterdienst
Gebäudereinigung
Ungezieferbeseitigung
Gartenpflege
Beleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherungen
Hausmeisterkosten (diese beinhalten nicht die Kosten für Reparatur- und Verwaltungsaufgaben)
Betriebskosten für einen gemeinschaftlichen Waschraum
Gemeinschaftsantenne
Sonstige Betriebskosten/Nebenkosten
Der Punkt "Sonstige Betriebskosten" in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist bewusst allgemein gehalten. Hierunter fallen vertraglich vereinbarte Nebenkosten in einem Mietverhältnis, wie z. B. die Wartung von Rauchmeldern, die Reinigung der Dachrinnen oder die Nutzung eines Schwimmbads.
Auch gewerbliche Mieter bekommen eine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter, in der die geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Es ist wichtig, dass in diesem Fall die Nebenkosten im Detail aufgeführt werden und nicht nur unter "Sonstige Betriebskosten" zusammengefasst werden.
Der Eigentümer darf allerdings bestimmte Kosten nicht in Rechnung stellen, selbst dann nicht, wenn sie im Mietvertrag aufgelistet sind, darunter fallen:
Kosten der Hausverwaltung oder Verwaltungskostenpauschale
Reparatur- und Instandhaltungskosten an Haus oder Wohnung
Rücklagen
Bankgebühren / Zinsen auf Darlehen
Anschaffung von Möbeln und Einrichtungsgegenständen
"Der Umlageschlüssel muss zwingend im Mietvertrag festgehalten werden. Haben Sie einmal nach einem Verteilerschlüssel abgerechnet, kann dies nur im gegenseitigen Einverständnis mit dem Mieter geändert werden."
Hubert Haas
Buena Hausverwalter
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Einzuhaltende Fristen
Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugestellt haben. In den meisten Mietverträgen entspricht der Zeitraum somit dem Kalenderjahr. Wenn der Vermieter die Abrechnung nicht rechtzeitig zustellt, kann er keine Nachzahlungen vom Mieter beanspruchen. Trotz verspäteter Betriebskostenabrechnung haben Mieter im Vergleich dazu aber Anspruch auf Auszahlung von ausstehenden Guthaben.
Es ist möglich, abweichende Fristen im Mietvertrag zu vereinbaren, solange sie angemessen sind und nicht zu Lasten der Mieter gehen. Sollte der Vermieter die Abrechnung nicht fristgerecht vorlegen, können Mieter ihre Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung erfolgt. Dadurch werden Mieter vor finanziellen Belastungen geschützt.
Es gibt Ausnahmen und spezielle Regelungen, die in bestimmten Fällen gelten können, wie beispielsweise bei gewerblichen Mietverhältnissen oder wenn es im Mietvertrag festgelegt ist. Es empfiehlt sich, im Zweifelsfall rechtzeitig rechtlichen Rat einzuholen.
Zusammenfassung
Fehler von Vermieter und Mieter
Häufige Fehler auf Seiten des Vermieters:
Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
Kosten, die nicht im Mietvertrag stehen
Unzulässige Kosten (die nicht umzulegen sind z.B. Instandhaltungskosten in einem Vollwartungsvertrag)
Unvollständige oder ungenaue Abrechnung (muss vollkommen verständlich sein)
Verspätete Abrechnung (nach 12 Monaten)
Gewerberäume im Wohnhaus ohne genauere Miteinberechnung
Falscher Abrechnungszeitraum (erst ab Mietbeginn des Mieters ist Abrechnung zulässig)
Verwendung des falschen Verteilerschlüssel
Häufige Fehler auf Seiter der Mieter:
Nicht ausführliches überprüfen der Betriebskostenabrechnung (mögliche Fehler können übersehen werden)
unbegründete und fehlerhafte Einwendungen (ohne guten Grund können diese zu Konflikten mit der Vermietung führen)
Zahlungsverzug (durch verspätete Nachzahlungen können Verzugszinsen und Mahnkosten auftreten)
Nicht ausreichend informiert sein (Veränderungen innerhalb der Immobilie können Einfluss auf die Nebenkosten haben)
Widerspruch einlegen
Mieter können innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Einspruch erheben, wenn sie mit dieser nicht einverstanden sind. Nach Ablauf dieser Frist erlischt das Recht, die Abrechnung anzufechten.
Die Frist beginnt erst, sobald der Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat.
Sollte der Mieter bei der Überprüfung der Abrechnung einen Fehler entdecken, hat er das Recht, Einspruch zu erheben und den Vermieter um Erklärung zu bitten.
Es ist wichtig, klar anzugeben, welche Kosten nicht akzeptiert werden. Es genügt nicht zu sagen, dass die Kosten zu hoch sind oder die Gründe für die Kostensteigerungen nicht nachvollziehbar seien.
Sollte Unterstützung bei der Überprüfung benötigt werden, gibt es verschiedene Optionen diese einzuholen:
Mietvereine vor Ort
Spezialisierte Rechtsdienstleister
Anwaltliche prüfung
Zusammenfassung
Verjährung für Mieter und Vermieter
Wenn der Vermieter die Frist für die Nebenkostenabrechnung verpasst, kann er dennoch die Betriebskosten abrechnen. Ist die Verzögerung jedoch seine eigene Schuld, ist der Mieter nicht zur Nachzahlung verpflichtet.
Betriebskostennachzahlung
Die Betriebskostenabrechnung kann für Mieter sowohl angenehme als auch unangenehme Überraschungen mit sich bringen. Wenn die Vorauszahlungen höher als die tatsächlichen Betriebskosten sind, haben Mieter Anspruch auf eine Rückzahlung. Falls die Vorauszahlungen zu niedrig waren, müssen Mieter Nachzahlungen leisten. Hier sind die wichtigsten Punkte, die bei einer Nachzahlung zu beachten sind:
Nachzahlungen: Wenn die tatsächlichen Nebenkosten höher sind als die bereits geleisteten Vorauszahlungen, müssen Mieter Differenzen nachzahlen. Dieser Betrag ergibt sich aus der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
Fristen für Nachzahlungen: Mieter sollten die Fristen für Nachzahlungen genau im Blick behalten. Normalerweise haben sie nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung etwa 30 Tage Zeit, um die Nachzahlungen zu begleichen. Die konkreten Fristen können jedoch im Mietvertrag festgelegt sein.
Rückzahlungen: Wenn die geleisteten Vorauszahlungen höher sind als die tatsächlichen Kosten, haben Mieter Anspruch auf eine Rückerstattung. Diese sollte innerhalb von 30 Tagen nach Erstellung der Abrechnung erfolgen.
Prüfung der Abrechnung: Mieter sollten die Abrechnung gründlich prüfen, um sicherzugehen, dass die Berechnungen stimmen. Wenn Zweifel bestehen oder Unstimmigkeiten auftreten, ist es ratsam, den Vermieter oder die Vermieterin zu kontaktieren und gegebenenfalls Einspruch zu erheben.
Ratenzahlung: Unter Umständen ist es manchmal machbar, mit dem Vermieter oder der Vermieterin eine Vereinbarung über Ratenzahlungen für eventuelle Nachzahlungen zu treffen. Dies könnte dabei helfen, finanzielle Belastungen aufzuteilen.
Zusätzliche Zahlungen sind entscheidend für Mieter und Mieterinnen, um finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden. Es ist wichtig, die finanziellen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Betriebskostennachzahlungen genau zu beachten.
Zusammenfassung
Was passiert, wenn der Mieter die Nachzahlung nicht bezahlt?
Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage ab Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Innerhalb dieser Zeit müssen eventuelle Nachzahlungen erfolgen. Es ergibt daher Sinn, diese Frist für Prüfungen, Anfragen oder weitere Belege zu nutzen. Bei sachlichen oder inhaltlichen Fehlern gilt eine Einspruchsfrist von 12 Monaten. Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Daher sollten Nachforderungen mit dem Vermerk „unter Vorbehalt“ dennoch beglichen werden. Es wird diskutiert, ob das Widerspruchsrecht erlischt, wenn grundsätzlich „vorbehaltlos“ gezahlt wird.
Wenn Mieter es versäumen, Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung zu begleichen, könnte eine Kündigung durch den Vermieter drohen. Das Landgericht Berlin hat entschieden, dass die Nebenkosten als Teil der Miete betrachtet werden und die Nichtzahlung eine Pflichtverletzung darstellt. Dies könnte im Einzelfall eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Personen, die sich hohe Nachzahlungen nicht leisten können, könnten möglicherweise Unterstützung vom Jobcenter oder Sozialamt erhalten.
Zusammenfassung
Unterschied Nebenkosten - Betriebskosten
Die Nebenkosten beinhalten alle Ausgaben, die bei dem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Dazu gehören unter anderem einmalige Kosten wie Renovierungsarbeiten oder Reparaturen sowie Verwaltungsgebühren und Instandhaltungskosten.
Zu den Betriebskosten zählen nur laufende Kosten, die regelmäßig und fortlaufend anfallen und dazu dienen, die Mietsache ordnungsgemäß zu nutzen. Betriebskosten umfassen verschiedene Ausgaben wie Heiz- und Wasserkosten, Hausmeister- und Reinigungskosten sowie Wartungen, wie Rauchwarnmelder oder Aufzug.
Lediglich die Betriebskosten dürfen dem Mieter oder der Mieterin in Rechnung gestellt werden. Kurz gesagt: Alle Betriebskosten gelten automatisch als Nebenkosten, jedoch zählen nicht alle Nebenkosten als Betriebskosten.
Es ist wichtig für Mieter zu verstehen, dass Vermieter sie nur an den Betriebskosten beteiligen dürfen. Bei einmaligen Kosten in der Betriebskostenabrechnung haben Mieter das Recht auf Widerspruch. Diese Kosten dürfen nicht auf die Mieter übertragen werden.
Zusammenfassung
Was kostet es, eine Betriebskostenabrechnung erstellen zu lassen
Im Normalfall kümmert sich die Hausverwaltung um die Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Im Falle der Bearbeitung einer Hausverwaltung kann mit Kosten von etwa 50 bis 120 Euro pro Wohneinheit gerechnet werden.
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